电子公文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
要坚持高技术的设计原则。就是电子公文处理系统设计应采用当代先进、适用的软件编辑技术和流程，并要充分考虑与计算机硬件系统的匹配、与电子政府其他运行系统的兼容。要
坚持智能化的设计原则。就是电子公文处理系统要实现材料采集、文字图像输入、格式生成、审核流程、传递发送、审批签名、整理归档、限时办理、来文提示、退文警示多节点、全过
程的自动化。要坚持便捷式的设计原则。就是本着电脑为人服务的思想来设计公文处理流程和操作方式。
要采用全面沟通的处理程序。就是上下左右全方位沟通，相互匹配。收文、办文、核稿、送审、签发、存档等各个环节同处一个系统，既能收得了、发得出，又能改得了、退得回；
既能在固定场所处理公文，又能在运动中从事公文处理，真正实现公文处理的“无纸化”和“无址化”。同时，还应考虑到公文信息公开的需要，设计预留与互联网连接的功能。要采用
自动生成的处理程序。就是实现公文格式自动生成。一是行政机关各类文种格式的自动生成。二是16个格式要素的自动生成。
要采用高效运作的处理程序。就是多功能高效运作。在收文阶段，秘书部门对来自多方位的公文，通过计算机对登记、分发、阅审、办理、归档五个环节自动进行显示、排序、查询
和流程跟踪。在办文阶段，办文处室通过计算机对秘书处等有关处室、上级领导和有关部门传来的办件，进行拟稿、审核、会签、签发，并对办文过程进行流程跟踪监控。在发文阶段，
利用政务网实现全方位传送。在归档阶段，计算机按照档案部门的规定建立数据库，能够按年度、性质、文号、主题词进行多种归档、查询处理。在各阶段工作环节上，设计错件追回、
工作移交、工作授权等功能。
要达到痕迹保留的技术要求。计算机对进入公文处理自动化系统进行操作的所有人员的工作日期、对象和操作过程、拟稿和修改的内容进行全过程的跟踪和记录，自动记录其修改痕迹。
要达到全程监控的技术要求。上一级领导和有关人员通过计算机可以随时掌握流程中文秘人员的工作时间、修改内容，进行全过程监控和查询。
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